[Conseil d’experts] Signez sous la forme électronique

À l’heure où l’informatique apporte des solutions permettant d’améliorer le service rendu aux clients, le notariat a mis en place l’Acte authentique sur support électronique (AASE). Un acte dématérialisé, mais dont les vertus d’authenticité sont préservées.

En 2000, le Conseil Supérieur du Notariat lance un projet d’élaboration et de conservation des actes authentiques sur support électronique. Le Code civil est modifié en conséquence et, en 2005, un décret définit les conditions d’élaboration de l’Acte Authentique Electronique. Le 28 octobre 2008, Rachida Dati, alors Garde des Sceaux, signe l’acte inaugural.

Pour le client, la qualité juridique et le savoir-faire notarial sont toujours au rendez-vous. Rien ne change. Mais le papier disparaît pour être remplacé par un fichier informatique comportant les mêmes garanties de sécurité, de conservation et de disponibilité. Les moyens techniques mis en œuvre par le notariat pour cela sont les plus sûrs, ce qui vaut à la signature électronique notariale d’être la première reconnue en Europe.

Pour qui a déjà signé des actes ‘’à l’ancienne’’, la première signature d’un AAE est d’une fluidité inédite ! Fini, les liasses à parapher page par page : place aux écrans et aux tablettes graphiques. Le rendez-vous de signature a lieu dans une pièce aménagée pour cet usage, où chacun peut suivre la lecture de l’acte, soit sur un écran individuel, soit sur un grand écran. Le notaire passe également en revue les annexes (au format PDF), très nombreuses en cas de vente immobilière. Tour à tour, chacun appose sa signature sur une tablette graphique à l’aide d’un stylet.

La cérémonie de signature est alors terminée. Dès que la signature électronique du notaire est apposée, l’acte devient authentique et le client peut alors en recevoir copie par voie électronique. L’acte est enregistré, crypté, et envoyé via le réseau du notariat vers le Micen, le minutier électronique du notariat, et ses serveurs ultra sécurisés. Seul le notaire signataire a accès. Il pourra ainsi récupérer à tout moment l’acte et ses annexes et en délivrer des copies.

Dans ce minutier central sont déjà conservés près de 2 millions d’actes. Le notariat doit en assurer la consultation et la conservation pendant 75 ans, après quoi les documents seront versés aux archives.

Plus de la moitié des offices sont désormais équipés pour les signatures électroniques et leur nombre va continuer à croître. La révolution numérique ne s’arrête pas là : le notariat commence à développer la visioconférence sur son réseau informatique sécurisé, afin de faciliter les échanges et rendez-vous à distance. Étape suivante : la signature d’actes authentiques à distance. En se rendant chez leur notaire respectif, des personnes éloignées pourront participer à la même séance de signatures, ainsi la sécurité notariale est à la pointe des évolutions technologiques les plus modernes.

Céline CHWARTZ-LAIR,

Vice-Président de la Chambre Interdépartementale des Notaires de la Cour d’appel de Toulouse.

Coordonnées :

Chambre Interdépartementale des Notaires de Toulouse

51 rue Raymond IV

31000 TOULOUSE

Tél 05 62 73 58 68